Datenverarbeitung

1. Informationen gem. Art. 13 DSGVO
1.1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit
Diese Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten einer KLJB Veranstaltung, einem Seminar, einer Videokonferenz oder Webinar.

1.2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Datenerhebung ist die
KLJB im Erzbistum Köln,
Steinfelder Gasse 20-22, 50670 Köln,
E-Mail: buero@kljb-koeln.de,
Tel.: 0221-1642-6286

Datenschutzbeauftragter für die KLJB Köln ist Patrick Rössel.
E-Mail: patrick.roessel@kljb-koeln.de

1.3. Herkunft der personenbezogenen Daten

Die KLJB im Erzbistum Köln verarbeitet personenbezogene Daten, die sie im Rahmen ihrer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhält.
Zudem verarbeitet sie – soweit für die Erbringung der Dienstleistung/ Vertragserfüllung Ihnen gegenüber erforderlich – personenbezogene Daten, die sie von anderen Unternehmen zulässigerweise im Rahmen der Anmeldung erhalten hat.

1.4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

1.4.1. Es werden folgende Kategorien von Daten verarbeitet:

  • Personalien (Name, Wohnort in NRW, Geschlecht, E-Mail, Geburtsdatum)
  • Bilddaten (Bilder, Videos)
  • Tonaufnahmen
  • Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtung (z.B. Zertifikate)

1.4.2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Soweit Sie der KLJB im Erzbistum Köln eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Teilnahme an einer Veranstaltung, Seminar, Webinar oder einer Videokonferenz gegeben haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe a DS-GVO). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Die KLJB im Erzbistum Köln verarbeitet personenbezogene Daten (Art. 4 Abs. 2 DS-GVO) auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe b DS-GVO. Die Verarbeitung dient der Durchführung unserer Verträge oder vorvertraglichen Maßnahmen mit Ihnen und der Ausführung Ihres Auftrags, sowie aller für den Betrieb und die Verwaltung unseres Jungendverbandes erforderlichen Tätigkeiten. In diesem Fall ist die Durchführung der Veranstaltung, des Seminars, der Videokonferenz oder der Schulung Bestandteil eines mit Ihnen geschlossenen Vertrages, den wir hierdurch erfüllen. Die jeweiligen Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie den jeweiligen Vertragsunterlagen und Geschäftsbedingungen entnehmen. Über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus verarbeitet die KLJB im Erzbistum Köln personenbezogene Daten nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe f DSGVO. Dies ist zulässig, soweit die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigter Interessen oder der eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten überwiegen, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern. Ein solches berechtigtes Interesse besteht bei

  • Durchführung der Anmeldung/Registrierung über externe Dienstleister.
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs des Unternehmens.
  • Zur Verhinderung und Aufklärung von Straftaten, insbesondere nutzen wir Datenanalysen zur Erkennung von Hinweisen, die auf Betrug oder Missbrauch deuten.

Die KLJB im Erzbistum Köln verarbeitet personenbezogene Daten (Name, Alter, Geschlecht, Wohnort in NRW) für die notwendige Abrechnung für Zuschüsse aus dem Kinder- und Jugendplan (KJP) NRW. Außerdem verarbeitet die KLJB im Erzbistum Köln nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DS-GVO personenbezogene Daten, soweit dies für die Erfüllung gesetzlicher
Verpflichtungen, denen sie als Unternehmen unterliegt, erforderlich ist. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören u. a. z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten nach § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO).

1.5. Verarbeitungsvorgang
Sie können sich über unsere Webseite (www.kljb-koeln.de) oder durch eine E-Mail an uns für die Veranstaltung, das Webinar, Seminar oder die Videokonferenz anmelden, indem Sie Ihren Namen, Anschrift und Alter und Ihre E-Mail hinterlassen. Im Anschluss erhalten Sie eine E-Mail von uns mit den von Ihnen angegebenen Daten. Sollten Sie sich für einen Online-Workshop angemeldet haben, so senden wir Ihnen kurz vor Beginn der Online-Veranstaltung eine E-Mail mit Ihren persönlichen Einloggdaten. Zum Zeitpunkt der Online-Veranstaltung können Sie in der Applikation TEAMS an der Veranstaltung teilnehmen, indem Sie in der E-Mail auf „teilnehmen“ klicken. Im Wartebereich werden Sie von uns als Organisator nur dann hereingebeten, wenn Ihre Buchung bestätigt ist. Die Veranstaltung findet über den Dienst Microsoft Teams der Firma Microsoft statt. Diesbezüglich verweisen wir auf die Datenschutzerklärung unseres IT-Dienstleisters.

1.6. Empfänger*innen oder Kategorien von Empfänger*innen der
personenbezogenen Daten
Innerhalb der KLJB im Erzbistum Köln erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten der KLJB im Erzbistum Köln benötigen. Auch von der KLJB im Erzbistum Köln eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Es erhalten Empfänger in den folgenden Kategorien erhalten Ihre Daten:

  • IT Dienstleistungen (z.B. Microsoft für die Bereitstellung der Videokonferenz-Applikation)
  • Seminarleiter*innen

1.7. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland
Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland/eine
internationale Organisation zu übermitteln.

1.8. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dabei kann es vorkommen, dass Daten für die Zeit gespeichert werden, in der rechtliche Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden (gesetzliche regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre § 195 BGB, bis zu 30 Jahre § 197 BGB).
Zudem speichern wir Ihre Daten, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichte ergeben sich für uns aus:

  • der Abgabenordnung: 10 Jahre für steuerliche Zwecke (§ 147 AO) (bspw. Kundendaten und Abrechnungsdaten für steuerliche Zwecke)
  • den Vorgaben nach § 257 HGB: 6 Jahre für Dokumentation gemäß handelsrechtlicher Vorgaben (bspw. Dokumente und E-Mails oder Bestellund Auftragsunterlagen in der Kommunikation)
  • ihre Videodaten werden ggf. und nach gesonderter Einwilligung gespeichert und für ein Lernvideo zur Verfügung gestellt. Wenn Sie nicht gesondert eingewilligt haben, werden keine Aufnahmen gespeichert und Ihre Daten werden umgehend (in der Sekunde) von den Servern unserer IT-Dienstleister gelöscht.

1.9. Betroffenenrechte
Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht
Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15
DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO). Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die
verantwortliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Sofern Sie der Auffassung sind, dass eine Datenverarbeitung gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer
Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die für unser Unternehmen
zuständige Aufsichtsbehörde erreichen Sie unter folgenden Kontaktdaten:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NordrheinWestfalen, Postfach 20 24 44, 40102 Düsseldorf

1.10. Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Für eine Veranstaltung, Seminar, Schulung, Webinar oder Videokonferenz ist es erforderlich, dass Sie der KLJB im Erzbistum Köln den Namen, Wohnort in NRW, Geschlecht, Alter und die E-Mail-Adresse bereitstellen. Ohne diese Daten wird die KLJB im Erzbistum Köln in der Regel den Abschluss des Vertrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

1.11. Sonderfall: Informationspflicht für den Fall einer späteren
Zweckänderung
keine

1.12. Hinweis auf das Bestehen einer automatischen Entscheidung
einschließlich Profiling
Die KLJB im Erzbistum Köln verarbeitet Ihre Daten nicht automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling).