Datenschutz

Worauf muss ich bei der Datenverarbeitung achten?

Personenbezogene Daten sind sensible Daten, d.h. diese dürfen ausschließlich zu dem Zweck genutzt werden, zu dem sie auch erhoben wurden. Euer Ortsgruppenvorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzvorgaben verantwortlich und muss dafür sorgen, dass mit den personenbezogenen Daten sorgsam umgegangen wird. Dabei gilt es, nur die Daten zu speichern, die ihr für das Vereinsleben oder den festgelegten Zweck tatsächlich braucht (Stichwort „Datensparsamkeit“).
Achtet darauf, dass ihr die personenbezogenen Daten an einem sicheren Ort mit Passwortschutz aufbewahrt. Solltet ihr die Daten auf einer Cloud speichern wollen, muss sich diese in einem EU-Land befinden. Zudem solltet ihr nur den Leuten Zugriff auf die Daten geben, die auch mit den Daten arbeiten müssen. Hierunter fallen beispielsweise Schriftführer*in, Kassierer*in, Vorsitzende*r. Eine Weitergabe der Daten an Dritte ist ohne schriftliche Einwilligung der jeweiligen Person nicht erlaubt.
Sollten mehr als 10 Personen einen Zugriff auf die Daten haben, müsst ihr eine*n Datenschutzbeauftragte*n ernennen. Diese Person muss sich mit dem Thema Datensicherheit auseinandersetzen und darauf achten, dass die Datenschutzverordnung eingehalten wird.
Zudem gilt es, Personen, zu denen ihr personenbezogene Daten erhebt, zu informieren. Aus dieser Information sollte ersichtlich sein, wofür ihr die Daten erhebt, welche Daten gespeichert werden und wie lange die Daten gespeichert werden. Dies kann beispielsweise über die Datenschutzerklärung der Homepage passieren. 

Datenschutz auf eurer Homepage

Solltet ihr eine Homepage betreiben, so ist es wichtig, dass ihr euch grundlegend mit dem Thema Datenschutz auseinandersetzt. So muss in der Datenschutzerklärung und/oder Datenverarbeitung der Homepage klar ersichtlich sein, welche Daten auf der Webseite erhoben werden und welche Rechte Nutzer*innen in Bezug auf die Verarbeitung der Daten haben. Werden beispielsweise Cookies oder Anmeldeformulare genutzt sowie Social Media Kanäle über Plugins auf der Homepage eingebunden, so muss dies in der Datenschutzerklärung ersichtlich sein. Auch sollte ersichtlich sein, wofür diese Daten erhoben werden (Zweck) und wie lange diese gespeichert werden (Zeitliche Begrenzung).

Beispiel Datenschutzerklärung des Erzbistums Köln: https://www.erzbistum-koeln.de/thema/praevention/datenschutz/index.html

Anmeldeformulare über eure Homepage

Solltet ihr Kontaktformulare oder Anmeldeformulare auf eurer Homepage einbinden wollen, prüft zunächst, ob eure Website SSL-verschlüsselt ist. Dies erkennt ihr an dem Schloss-Symbol ganz links in der Adresszeile des Browsers. Da im Sinne der Datensparsamkeit generell nur Daten zu erheben sind, die zwingend benötigt werden, sind Pflichtangaben und freiwillige Angaben als solche zu kennzeichnen. Am Ende der Anmeldung sollte der oder die Interessent*in aktiv der Verarbeitung der Daten zustimmen. Dies könnt ihr beispielsweise durch ein Kästchen zum Abhaken machen. Weist in diesem Zusammenhang darauf hin, dass eine Löschung der persönlichen Daten nach Abschluss der Veranstaltung stattfindet.
Da Falschanmeldungen erfolgen können, solltet ihr im Anschluss die Identität überprüfen. Für die Überprüfung gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Sichert die Anmeldeseite durch ein Passwort, welches nur eurer Ortsgruppe bekannt ist
• Überprüfung der E-Mail durch ein „Double-Opt-In“
• Andere Arten der Überprüfung (SMS, Telefonanruf)

Zudem solltet ihr darauf achten, dass sich nur mündige Erwachsene über 18 Jahren online für Veranstaltungen anmelden dürfen. Bei Kindern und Jugendlichen müssen die Eltern ein separates Dokument unterschreiben.
Anschließend dokumentiert ihr die Anmeldungen in einem separaten Dokument und verseht dieses mit einem Passwortschutz. So sind die Daten für euch auch nach Ablauf der Veranstaltung nachvollziehbar.